Privacy en bescherming van persoonsgegevens

RotterdamPas en JeugdVakantiePaspoort

Bij deelnemen aan een activiteit en/of cursus en/of proefperiode bij Zeekadetkorps Rotterdam worden de volgende persoonsgegevens gevraagd:
* naam contactpersoon
* emailadres contactpersoon
* telefoonnummer contactpersoon
* naam/namen en leeftijd(en) van deelnemers
* opmerkingen

Bovenstaande gegevens worden via een in te vullen formulier op de website (LET OP: onbeveiligde verbinding) of per email doorgegeven aan het contactpersoon bij Zeekadetkorps Rotterdam. Op dit moment zijn wij bezig om de website te certificeren zodat de ingevulde gegevens uit het contactformulier over een beveiligde verbinding worden verzonden. Wilt u het niet via de onbeveiligde verbinding verzenden dan vragen wij u om de gegevens per email te sturen.

Na emailcommunicatie tussen beide contactpersonen wordt ofwel de emailcommunicatie (met hierin de persoonsgegevens) vernietigd, ofwel de naam/namen en leeftijd(en) en eventuele opmerkingen doorgegeven aan de overige kaderleden. Deze informatie is nodig om de activiteit en/of cursus en/of proefperiode voor te bereiden.

Tijdens de activiteit en/of cursus en/of proefperiode worden de gegevens van de contactpersoon niet gedeeld met de overige kaderleden en worden deze niet opgeslagen anders dan in het emailverkeer tussen de contactpersonen.

Als "partner" van de RotterdamPas / JeugdVakantiePaspoort moeten wij de RotterdamPasnummers en/of de JeugdVakantiePaspoort nummers doorgeven als aan een activiteit en/of cursus en/of proefperiode wordt deelgenomen.
Voor de privacyverklaring van de RotterdamPas zie www.rotterdampas.nl.
Voor de privacyverklaring van het JeugdVakantiePaspoort zie www.jeugdvakantiepaspoort.nl.

Besluit iemand om na de activiteit en/of cursus en/of proefperiode lid/vrijwilligger te worden, dan moet een inschrijfformulier ingevuld worden. Alleen de gegevens van het inschrijfformulier worden bewaard en (indien noodzakelijk) gedeeld met de kaderleden.

Lid worden?...

Bij deelnemen aan een "open dag" / korpsdag en/of proefperiode bij Zeekadetkorps Rotterdam worden de volgende (bijzondere) persoonsgegevens gevraagd:
* naam contactpersoon
* emailadres contactpersoon
* telefoonnummer contactpersoon
* naam/namen en leeftijd(en) van deelnemers
* opmerkingen

Verder is het bezit van een zwemdiploma verplicht. (dit wordt niet opgeslagen)

Bovenstaande gegevens kunnen via het contactformulier op de website (LET OP: onbeveiligde verbinding) of per email doorgegeven worden aan het contactpersoon bij Zeekadetkorps Rotterdam. Op dit moment zijn wij bezig om de website te certificeren zodat de ingevulde gegevens uit het contactformulier over een beveiligde verbinding worden verzonden. Wilt u het niet via de onbeveiligde verbinding verzenden dan vragen wij u om de gegevens per email te sturen.

Na emailcommunicatie tussen beide contactpersonen wordt ofwel de emailcommunicatie (met hierin de persoonsgegevens) vernietigd, ofwel de naam/namen en leeftijd(en) en eventuele opmerkingen doorgegeven aan de overige kaderleden. Deze informatie is nodig om de "open dag" of korpsdag(en) voor te bereiden.

Tijdens de "open dag" / korpsdag en/of proefperiode worden de gegevens van de contactpersoon niet gedeeld met de overige kaderleden en worden deze niet opgeslagen anders dan in het emailverkeer tussen de contactpersonen.

Besluit iemand om na de "open dag" / korpsdag en/of proefperiode lid/vrijwilligger te worden, dan moet een inschrijfformulier ingevuld worden. Alleen de gegevens van het inschrijfformulier worden bewaard en (indien noodzakelijk) gedeeld met de kaderleden.

Privacywetgeving...

Zeekadetkorps Rotterdam verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacywetgeving (GDPR / AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Zeekadetkorps Rotterdam.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Zeekadetkorps Rotterdam persoonsgegevens?
Zeekadetkorps Rotterdam verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
* Jeugdleden, kaderleden en vrijwilligers van Zeekadetkorps Rotterdam
* Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Zeekadetkorps Rotterdam of ooit een lidmaatschap hebben gehad
* Mensen die via een actie (zoals de RotterdamPas of het JeugdVakantiePaspoort) interesse tonen in een activiteit en/of cursus en/of proefperiode bij Zeekadetkorps Rotterdam of bovenstaande hebben gehad
* Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Kaderleden (officier van administratie) van Zeekadetkorps Rotterdam verwerken persoonsgegevens in een ledenlijst. De gegevens komen vanuit het inschrijfformulier (welke bij het lid worden door eventueel de ouders/voogd ingevuld is).

Waarvoor verwerkt Zeekadetkorps Rotterdam persoonsgegevens?
* Als je lid wilt worden van Zeekadetkorps Rotterdam of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.
* Als je eenmaal lid of relatie van Zeekadetkorps Rotterdam bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.
* Gegevens kunnen ook gebruikt worden om je te informeren over een nieuwe activiteit van Zeekadetkorps Rotterdam of Zeekadetkorps Nederland. Wil je niet benaderd worden voor mogelijke deelname aan activiteiten? Dan kun je dit aangeven door op het "inschrijfformulier.pdf" dit aan te geven, of op een later tijdstip je emailadres en telefoonnummer te laten verwijderen uit de whatsapp- en emaillijst.
* Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Zeekadetkorps Rotterdam ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, opleiding etc.
* Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan medicijngebruik en allergieen welke je invult ten behoeve van bijvoorbeeld een activiteit zoals een zomerkamp. De gegevens worden gevraagd voorafgaand aan ieder kamp en alleen lokaal (niet online) bewaard tijdens de voorbereiding en het kamp zelf.
* Voor Zeekadetkorps Nederland worden statistische gegevens over beroep en opleiding bewaard. Zeekadetkorps Nederland vraagt (voor sponsoren en bedrijven te benaderen) hoeveel van onze leden een nautische opleiding volgen (vmbo/mbo/hbo) ofwel een nautisch beroep uitoefenen. Bij het beeindigen van het lidmaatschap geven wij door hoeveel mensen met een nautische opleiding of nautisch beroep zijn uitgestroomd.
* Zeekadetkorps Rotterdam slaat geen gegevens op die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer.

Hoe gaat Zeekadetkorps Rotterdam met mijn persoonsgegevens om?
* Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Gebruikt en plaatst de website van Zeekadetkorps Rotterdam "cookies"?
* De website www.zkkrotterdam.nl plaatst geen cookies en trackt niet haar bezoekers.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
* Je kunt zelf je persoonsgegevens opvragen door je gegevens op te vragen bij de officier van administratie.
* De officier van administratie kan al je gegevens inzien. (zie kader "Welke gegevens bewaren we een waarom?" onderaan deze pagina op de website) * Alleen Namen, Geboortedatum, Emailadressen en Telefoonnummers zijn zichtbaar voor de overige (kader)leden.
* Overige persoonsgegevens (anders dan naam, telefoonnummer, emailadres en geboortedatum) kunnen alleen worden geraadpleegd door kaderleden of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.
* Als je hebt aangegeven emails en whatsapp berichten te willen ontvangen, kunnen leden elkaars emailadres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De officier van administratie kan je gegevens aanpassen.
* Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren?
Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Zeekadetkorps Rotterdam kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Plaatsen wij foto's en videomateriaal?
Wij plaatsen alleen foto's en videomateriaal waarop leden herkenbaar in beeld staan wanneer een (voor huidige leden) "toestemmingsverklaring beeldmateriaal.pdf" ondertekend is, of voor nieuwe leden een nieuw inschrijfformulier "inschrijfformulier.pdf"(datum na 25 mei 2018) ingevuld is. Hierin kan worden aangegeven of foto's en video's door het Zeekadetkorps Rotterdam gebruikt mogen worden voor: het verenigingsblad "de Luistert Uit!", de website www.zkkrotterdam.nl, digitale nieuwsbrieven, op social-media accounts zoals Facebook, Instagram en Twitter. Het is mogelijk later deze verklaring in te trekken door een email te sturen naar de officier van administratie.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Zeekadetkorps kun je terecht bij de officier van administratie of het emailadres/postadres op contactpagina van de website.

Wijzigingen privacybeleid
Zeekadetkorps Rotterdam behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor het lid worden en hierna regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

Welke gegevens bewaren we en waarom?

Als je lid bent worden de volgende gegevens opgeslagen:
* Voornaam, Voorletters, Achternaam
* Adres
* Postcode
* Woonplaats
* Mobiel nummer jeugdlid: wordt gebruikt voor "whatsapp" groep om te informeren over activiteiten aan boord.
* Mobiel nummer thuis: wordt gebruikt voor "whatsapp" groep om te informeren over activiteiten aan boord. Nummer wordt ook gebruikt als "noodnummer" indien er dringend contact met het thuisfront nodig is.
* Telefoonnummer thuis: Nummer wordt gebruikt als 2e "noodnummer" indien er dringend contact met het thuisfront nodig is.
* Emailadres jeugdlid: leden worden geinformeerd over activiteiten
* Emailadres thuis: ouders/voogd worden geinformeerd over activiteiten
* Geboortedatum: diverse activiteiten/wedstrijden worden georganiseerd op leeftijd.
* Geboorteplaats: tijdens het lidmaatschap ontvang je certificaten waarop je geboorteplaats en geboortedatum vermeld staan.
* Datum inschrijving: je ontvangt certificaten en batons (speldjes voor op het uniform) naarmate je langer lid bent
* Zeekadetnummer: een opeenvolgend nummer voor ieder nieuw lid
* Rang/Stand: de huidige rang/stand welke je als lid aan boord hebt
* Dienstvak/Functie: welk dienstvak volg je een opleiding voor
* Nautische opleiding/Beroep: voor sponsoring uit het bedrijfsleven geven we statische gegevens door aan Zeekadetkorps Nederland over het aantal actuele leden wie een nautische opleiding volgt. Bij uitstroom (uitschrijven als lid) worden deze statische gegevens ook doorgegeven.
* Deelname Nationale Herdenking: het aantal keer dat je aan een Nationale herdenking (4 mei of 15 augustus) deelneemt wordt bewaard in verband met getuigschriften en batons.
* Toestemming foto's en videomateriaal: je kunt wel of geen toestemming geven voor het plaatsen van foto's en videomateriaal waar je herkenbaar in beeld bent in het verenigingsblad "de Luistert Uit!", de website www.zkkrotterdam.nl, sociale media zoals Facebook, Instagram en Twitter, digitale nieuwsbrieven.

Privacy statement en Disclaimer

Copyright © 2015 quality . All Rights Reserved . Design by W3layouts